- ホーム画面の契約メニューにある「契約書・電子取引保存」を押下します。
- 取込む書類の情報を入力します。
- 契約書に対する備考など登録したい情報があれば「管理情報」に入力します。
内容を入力後「契約書・電子取引アップロード」を押下します。
- 入力内容の確認後に取り込むPDFファイルを選択します。
- ファイル選択ボタンを押下し、対象のファイルを選択して「開く」ボタンを押下します。ドラッグ＆ドロップでもファイルをアップロードできます。
- アップロードが完了するとファイルのプレビューが表示されます。
- 書類や入力内容に問題がなければ、取引保存のボタンを押下します。
契約書などのファイルの取り込みは、②の「締結済の契約書・電子取引等を保存する」をクリックします。
①のボタンはワークフローを申請して承認後に、別途「契約情報一覧」ページより、締結された書類などをアップロードする機能です。
②の「締結済の契約書・電子取引等を保存する」を押下すると、取り込む書類へのタイムスタンプを付けることができます。
タイムスタンプの付与を選択後に「登録」ボタンを押下すると書類の取り込みが完了します。
他の電子契約サービスで締結した書類など、すでにタイムスタンプが付与されている文書の取り込みについては、改めてタイムスタンプを付与する必要はございません。
本システムに、電子取引保存またはスキャナ保存にてファイルを保存する際は、保存するファイルが電子帳簿保存法の保存要件を満たしているか、お客さまにて都度確認のうえ行ってください。
なお、最新の保存要件等につきましては、国税庁のホームページよりご確認ください。
保存するファイルにおける保存要件につきましては次の通りとなっております。
- 電子取引 ：
電子メールで受領した領収書やレシート（添付ファイルのみの保存で可）、ECサイト等を利用してWEBより領収書をダウンロードした等の電子取引データ - スキャナ保存 ：
入力期間の制限（最長２カ月＋7営業日まで）
200dpi以上の解像度での読み取り
約1,677万色以上のカラー画像での読み取り
タイムスタンプの付与
解像度と諧調情報の保存
画像の大きさ情報の保存
訂正や削除の事実や内容の確認ができること
入力者などの情報が確認できること
スキャン文書と帳簿の関連性の保持
整然・明瞭に出力できること
検索機能の確保（日付、金額、取引先で検索可能とする）
本システムは、電子取引保存およびスキャナ保存における電子帳簿保存法の帳簿書類の保存要件である、改ざん防止措置かつ検索機能の確保に対応した次の機能を有しております。
・改ざん防止措置 ： 保存するファイルに対するタイムスタンプの付与機能
・検索機能の確保 ： 保存されたファイルを日付、金額、取引先で検索する機能