事前に、紙で届いた文書はスキャナーなどで読み取り、PDFデータにしてください。
手順
- 紙で届いた契約書を、未締結の状態でスキャナーなどでPDFデータに変換します。
- PDFデータをリーテックスデジタル契約上で回付します。
- 捺印・締結後、契約書を再度スキャナーなどでPDFデータに変換します。
- 回付した締結前の契約書を上書き保存します。
紙で届いた契約書を回付する
- ログイン後、「契約メニュー」＞「契約書・電子取引保存」を押下します。
- 「契約書・電子取引情報」に必要事項を記入します。
この時、契約種別は「紙の契約」を選択します。
運用に応じて、「管理情報」を設定し、「契約書・電子取引アップロード」を押下します。
- 入力内容を確認し、事前にPDFに変換した未締結の紙の契約書をドラッグ＆ドロップもしくはファイルを選択してアップロードします。
- アップロード後、画面下部の「①締結予定の契約書をワークフロー申請する」を押下します。
②の操作を知りたい方はこちらをご確認ください。
- ワークフローを確認するダイアログが表示されます。
「ワークフロー申請」を押下します。
- ワークフローの設定を行います。
詳しい設定方法はこちらをご確認ください。 - ワークフローを設定後、「申請」を押下すると、ワークフローが回付されます。
- この画面が表示されます。「戻る」を押下すると、ワークフローの詳細が表示されます。
契約書への捺印や返送は、ワークフローが承認されてから行なってください。
契約書を上書き保存する
「紙で届いた契約書を回付する」で承認を得た契約書に捺印した後、リーテックスデジタル契約上で保存されている、未締結の契約書を上書き保存することができます。
事前に、捺印した契約書はスキャナーなどで読み取り、PDFデータにしてください。
契約書の上書き保存は、「紙で届いた契約書を回付する」で保存した契約書のみ上書きできます。
それ以外の方法で保存した契約書は上書き保存できません。
- ログイン後、「契約メニュー」＞「契約情報一覧」を押下します。
- 契約情報一覧から、上書きする契約書の「詳細」を押下します。
- 画面下部の「締結された契約を登録する」を押下します。
締結しなかった場合はこちらの操作を行なってください。
- 捺印した契約書のPDFデータをアップロードします。
- アップロードすると、「契約書・電子取引プレビュー」に表示されているPDFが更新されます。
- タイムスタンプを登録するか選択します。
紙で締結した契約書の場合、タイムスタンプをつけることをおすすめします。
- 設定内容に間違いがなければ「契約書登録」を押下します。
- 「確認」を押下します。
- この画面が表示されますと、作業は完了です。
「戻る」を押下すると、上書きされた契約書が登録された、契約の詳細が表示されます。
上書き保存を行うと、締結前の契約書は確認できなくなります。
回付した契約を締結しなかった場合
「紙で届いた契約書を回付する」で承認を得られなかった、もしくは契約を締結しなかった場合、契約が締結されなかったことを登録することができます。
- こちらの手順2まで操作します。
- 画面下部の「契約が締結されなかったことを登録する」を押下します。
- 「確認」を押下します。
- この画面が表示されますと、作業は完了です。
「戻る」を押下すると、契約状態が「否認」に更新されます。